管理組合として保管しておきたい書類はこんなにあります。

管理組合として保管しておきたい書類はこんなにあります。

管理組合の活動には、建物の設計図書、保守点検の記録、総会議事録などさまざまな書類が必要になります。これらをきちんと保管することは、最も重要で基本的な業務のひとつです。

段ボール箱に入れたままでは問題

「そんな簡単なこと」と思われるかもしれませんが、意外にデベロッパー（不動産会社）や管理会社から引渡しを受けていなかったり、引渡しを受けていてもその後、役員の交代に際して紛失したりしているケースが少なくありません。
ひょっとして、みなさんのマンションでは、ダンボール箱にこうした書類を入れっぱなし、中も確認しないままにしていませんか。あるいは、管理会社に預けっぱなしにしていませんか。
国土交通省が行った『平成15年度マンション総合調査』では、設計図書を誰が保管しているかについて、「管理組合」という割合が58.8％と最も多いのですが、「マンション管理業者」というのも31.5％あります。
前回４年前の41.9％より減りましたが、まだまだ多いといわざるをえません。
もし、当てはまるようなら、すぐ引渡しを求めましょう。

専用の書類保管スペースを

これらの書類がきちんと整理され、保管されていないと、管理の見直しをしたり、大規模修繕を行ったりするとき、いろいろ支障が生じ、余分な費用もかかってしまいます。

本来は、どんなに戸数の少ないマンションでも管理組合用の部屋をひとつ確保し、そこに書類の保管スペースを設けて、理事が鍵を引き継ぐ形が望ましいといえるでしょう。

●管理組合が整理、管理すべき主な書類