マンション管理を「見える化」する新しいツールをご紹介します
こんにちは。ＳＪＳ社長の廣田晃崇（ひろた てるたか）です。
１月末に弊社関連書籍がダイヤモンド社から発売されました。
『ダイヤモンドＭＯＯＫ 資産価値が上がるマンション管理＆修繕』
http://www.diamond.co.jp/magazine/650411414.html
マンション管理の基礎から最新情報まで分かりやすく解説した大判カラーの書籍です。
弊社が全面的に編集協力したほか、私も４ページにわたってインタビュー記事でアドバイスさせていただきました。
私がお話したのは、マンション管理の「質」をアップさせる以下の３つの視点です。
①管理会社との関係はどうあるべきか？
→ 緊張感と相互信頼で
②組合運営に欠かせないものは何か？
→ リーダーシップと合意形成
③交渉や議論はどう行うべきか？
→ 客観的な資料やデータをもとに
このうち、３つめの視点を実践していくには、具体的なツールや仕組みが必要です。
たとえば、従来から各種報告書や議事録、設計図書などがあり、これらをきちんと整理、保管することが管理組合にとって極め重要であることはいうまでもないでしょう。
さらにいま、ＩＴ技術の進歩にともない新しい資料やデータの収集、分析が可能になってきています。
その一例として、当社が開発した「スマート・システム」をご紹介します。
このシステムでは、管理員や清掃員、設備機器の点検担当者などが行う日々の業務を対象に、時間、場所、業務内容についての詳細なデータを収集分析することができるのです。
体的な仕組みはこんなふうになっています。
まず、専用サーバーに業務担当者別の日報ページが設けられており、たとえば「朝10時から11時は建物内の巡回」「午後2時から3時は給水ポンプ点検」などあらかじめ定められた業務仕様に基づいたスケジュールが、担当者によってインターネット経由で入力されます。
現場では、担当者が専用のバーコードリーダーとＱＲコードを使って作業の位置や作業内容を入力し、同じようにインターネット経由で送信。スケジュールと照合することで勤怠状況や進捗状況を一元的に把握します。
さらに、こうした日報データは自動的に蓄積され、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか、担当者によるばらつきはないか、居住者の満足度とどれくらい影響しているのかなど分析するのです。
各種作業の標準化をはかるとともに、マンションの建物や設備の特性に応じた管理業務の見直しなどにも活用できます。
このシステムは、まじめに業務遂行に励む管理員や清掃員などにとっても、「いつ、どこで、どんな業務をやっているのか客観的に示せるので励みになる」という声があります。
ＩＴ技術の進歩によって、マンション管理においても今後は客観的な事実やデータの活用が一層進むはずです。