理事会サポートの現場から(1) 管理会社との付き合い方
分譲マンションの管理組合向けコンサルティングのパイオニアであるソーシャルジャジメントシステム。
これまで20年以上、多くの管理組合とその理事会をサポートしてきました。
私たちが実際に行っているサポート事例をご紹介します。
みなさんご存じのように、分譲マンションの管理は、それぞれの区分所有者が所有する建物の「専有部」と区分所有者全員の共有である建物の「共用部」や敷地に大きく分かれます。
建物の「共用部」や敷地の管理については、区分所有者全員で構成される管理組合が総会での合意などに基づき、管理費や修繕積立金を使って行うことになっています。
ただ、実際の管理業務の多くは、費用を支払って管理会社に委託しています。
委託された管理会社は本来、管理組合のために「善管注意義務」を負いますが、その範囲や程度はかなり曖昧で問題になりやすいところです。
「管理会社はプロなのだからきちんとやってくれるだろう」「大手で有名な管理会社だから変なことはしないだろう」と安易に考え、任せっぱなしになっているマンションが少なくありません。
あるタワーマンションでは、分譲主は誰でも知っている大手デベロッパーで、管理会社もその子会社でした。区分所有者のみなさんはおそらく「同じブランドの会社なんだからきっと管理もしっかりしているにちがいない」と思っていたはずです。
ところがその後、管理会社の担当（フロント）の対応が遅く、建物や設備の不具合について分譲主との交渉でも役に立たず、しびれを切らした理事会では管理会社の変更（リプレイス）に乗り出し、私たちに相談がありました。
こうした話は決して珍しいことではありません。
そもそも、管理会社にはデベロッパー系と独立系、大手と中堅・中小などの違いがありますが、基本的に行う業務はほとんど同じで、設備点検などは外注（再委託）が多く、敢えて言えばどこも同じです。
管理会社がきちんと役に立つかどうかのポイントをひとつだけ上げるとすれば、担当（フロント）の緊張感です。
フロントの仕事は基本的に労働集約的で、本人の経験やスキルがものをいいます。しかし、超大手を含めどの管理会社も、フロントは適正な業務量を超えるくらい多くのマンションを担当しており、「手が回っていない」状態です。そうしたとき、「このマンションはあまりうるさく言わないから後回しで」と考えても不思議はありません。
管理組合を代表してフロントと日頃接する役員がきちんとチェックすることで、「このマンションはきちんと対応しないとまずい」という緊張感を持たせられるかどうかで業務の品質が変わってくるのです。
では、どのようにして役員は担当（フロント）をチェックしたらいいのでしょうか。私たちがよくアドバイスするのは次のような点です。
１．フロントの業務/提案/対応に疑問を持ったら先送りせず解消すること
管理会社やその担当者の業務をチェックするにあたって、専門知識があったほうがよいですが、なくても問題ありません。
みなさんが「何かおかしい」と思ったらその都度、「これってどういうこと？」「なぜこうなっているの？」とフロントに質問してください。事前にネットなどで簡単に調べて質問すればベターです。また、「どんなところで問題がよく発生しているのか」については私たちがお教えします。
２．理事会で時間を割くのは「緊急ではないが、重要な事項」
管理業務の範囲は非常に幅広く、多様です。それらについて毎月の理事会で審議し、一定の方向性を決めて対応していくわけですが、時間も限られており、優先順位をつけて処理していかないと課題がどんどん溜り、フロントに対しても適切な指示を出すことができなくなります。
具体的には、下の図を参考にしてください。最優先で処理すべきは、図のⅠ（緊急で重要）にあてはまるものです。これはすぐ結論を出し、フロントに指示します。
その次に優先すべきなのがⅡ(緊急ではないが重要)の案件です。ここがフロントに緊張感を持たせることにつながります。
なぜなら、こうした案件は管理会社から提案がないことが多く、理事会が検討を開始する必要があります。しかも、専門性が高いため理事に“疑問”が発生する項目が多く、理事会に主体性が自ずと生まれます。その結果、フロントは理事会からの“疑問“への回答や”資料準備”する必要がでてきます。フロント自身の知識を広げ、社内の他部門との連携が必要となることから正確性やスピードが生まれます。